Veri Saklama Politikası

 ELVAN GIDA KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

14/12/2019

1. GİRİŞ. 4

1.1  Amaç. 4

1.2  Kısaltmalar ve Tanımlar. 4

1.3.   Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri 6

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI. 6

3. KAYIT ORTAMLARI 7

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR.. 7

4.1  Saklamaya İlişkin Açıklamalar. 7

4.1.1  Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler. 7

4.1.2  Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 8

4.2    İmhayı Gerektiren Sebepler. 8

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER.. 9

5.1  Teknik Tedbirler. 9

5.2  İdari Tedbirler. 10

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ. 10

6.1  Kişisel Verilerin Silinmesi 10

6.2  Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 12

6.3  Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 12

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ. 12

8. PERİYODİK İMHA  SÜRESİ. 14

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI. 14

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME  PERİYODU

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN  KALDIRILMASI. 14

1.      GİRİŞ 

1.1    Amaç 

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Elvan Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Elvan Gıda”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin süreçleri ve usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Elvan Gıda,  Elvan Gıda çalışanları, çalışan adayları, tedarikçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını amaçlamaktadır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçler, Elvan Gıda tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası’ na (“Politika”) uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2                         Kısaltmalar ve Tanımlar 

1.3.   Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri 

Bu Politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla,  Elvan Gıda Çalışanları,  Elvan Gıda Yönetim Kurulu üyeleri,  Çalışan Adayları, Tedarikçiler,  Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.

Şirketimiz bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bahse konu Kişisel Veri Sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Şirketimiz çalışanları için, Çalışanlar için Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda  “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu Politika uygulanmayacaktır. Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

2.                              SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

Elvan Gıda ve Elvan Gıda içerisinde İlgili Kişilerin kişisel verilerine erişim yetkisine sahip tüm birimler ve çalışanları, Politika ve ilgili mevzuat kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlemeyi amaçlar.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar aşağıdaki gibidir.

3.      KAYIT ORTAMLARI 

Kişisel veriler, Elvan Gıda tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

 4.      SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Elvan Gıda Çalışanları, Çalışan Adayları ve Tedarikçilerine ilişkin kişisel veriler KVKK hükümleri ve ikincil mevzuata uygun olarak saklar ve saklama sürelerinin sonunda imha eder. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1     Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Elvan Gıda, Çalışanları, Çalışan Adayları ve Tedarikçilerine ait kişisel verileri işleme amaçlarına uygun sürelerle ve kişisel verinin tabi olduğu ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak saklar.

4.1.1  Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 Elvan Gıda faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri, aşağıdaki ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklar. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
• 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
• 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen zamanaşımı süreleri ile sınırlı olarak saklanmaktadır.

4.1.2    Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

• Elvan Gıda, ilgili kişilerin fotoğraf, sağlık bilgilerine ilişkin kişisel verilerini açık rızaya dayanarak aşağıdaki amaçlarla saklar
  • Fotoğrafınız işyeri içerisinde tanıtım kartı kullanımı, özlük dosyası tanıtımı, güvenlik güçlerine tanıtım amaçlarıyla,
  • Sağlık verileri, yapılacak işin gerekleri açısından değerlendirme yapma, iş süreçlerini daha güvenli/verimli hale getirmek.
  • Elvan Gıda, faaliyetleri çerçevesinde açık rızaya ihtiyaç duymaksızın işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Iletişimi sağlamak.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
  • VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
  • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek.

4.2.  İmhayı Gerektiren Sebepler 

 Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden sebebin son bulması, ortadan kalkması
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kalkması,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  • KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
  • Kurul’a yapılan şikâyet sonucunda; Kurul kararı gereği
    • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, hallerinde, imhayı gerektirir sebebin ortaya çıkmasını müteakip ilk imha periyodunda resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5.                              TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 

Elvan Gıda, Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12 nci maddesi ve 6 /4 fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri alır.

5.1            Teknik Tedbirler 

Elvan Gıda tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Bilgi işlem ortamındaki verilere Sızma (Penetrasyon) testleri ile Elvan Gıda bilişim sistemleri networküne yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler ve inceleme çalışmaları sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
  • Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
  • Elvan Gıda’nın bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
    • Kullanıcı Hesap Yönetimi
    • Ağ Güvenliği
    • Uygulama Güvenliği
    • Şifreleme
    • Sızma Testi
    • Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri uygulanmakta ve kullanılmaktadır.
    • 5651 Kanun gereği Log Kayıtları
    • Veri Maskeleme
    • Veri Kaybı Önleme Yazılımları kullanılmaktadır.
    • Yedekleme
    • Güncel Anti-Virüs yazılımları kullanılmaktadır.
    • Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılım sal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
    • Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
    • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
    • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
    • Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır. Anahtar Yönetimi uygulanmaktadır. 

5.2            İdari Tedbirler

Elvan Gıda tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri hakkında eğitimler verilmektedir.
• Elvan Gıda tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

6.     KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ 

Paragraf 4.2 de belirtilen imha sebeplerinin ortaya çıkması üzerine kişisel veriler, Elvan Gıda tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1   Kişisel Verilerin Silinmesi 

 Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.

6.2            Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

Kişisel veriler, Elvan Gıda tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.

6.3    Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 

Kişisel veriler anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

Elvan Gıda, kişisel verileri anonimleştirmemektedir.

7.     SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

Elvan Gıda, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olduğu kişisel verilerle ilgili olarak;

• Veri bazında saklama sürelerini Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında açıklamaktadır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Elvan Gıda tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için resen silme ve/veya yok etme işlemi Elvan Gıda Bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve üyeleri tarafından yerine getirilir.

8.     PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Elvan Gıda’nın, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Elvan Gıda her yıl Mart ve Ekim  aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9.     POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.

10.   POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME  PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11.   POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 

Politika, Elvan Gıda içinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.